Vous le savez, les sociétés ou autres entités juridiques (ASBL, fondation, …) doivent recueillir et conserver les informations relatives à leurs bénéficiaires effectifs et les communiquer endéans le mois suivant la prise de leur connaissance au registre UBO par voie électronique. Ces informations doivent être confirmées ou adaptées annuellement.
Pour rappel, la responsabilité de la communication des informations et de l’exactitude de celles-ci, incombe à l’organe d’administration et des amendes pénales sont prévues en cas de non-respect.
Un nouvel Arrêté Royal publié le 23 septembre 2020 a introduit de nouvelles obligations supplémentaires concernant l’enregistrement des bénéficiaires effectifs dans le registre UBO belge.
- Le bénéficiaire effectif indirect
Auparavant, seul le pourcentage dit pondéré devait être enregistré en ce qui concerne un bénéficiaire effectif qui possède ou contrôle le Redevable d’information par l’intermédiaire d’une ou plusieurs entités juridiques.
Le nouvel AR précise que désormais tous les pourcentages de participation de chacune des entités intermédiaires, c’est-à-dire à chaque niveau de la structure de contrôle ou de propriété, doivent être enregistrées dans le registre UBO.
L’enregistrement au registre UBO nécessitait déjà l’introduction des pourcentages de participation de l’UBO dans l’entité intermédiaire et des pourcentages de participation que les entités intermédiaires détenaient l’une dans l’autre. Cette obligation n’a donc pas d’impact significatif sur l’enregistrement dans la pratique.
- Les trust, fiducies et structures juridiques similaires
Le nouvel AR oblige dorénavant les trusts, fiducies et constructions juridiques similaires à s’enregistrer préalablement auprès de la Banque Carrefour des Entreprises conformément aux dispositions de droit économique.
En effet, le système informatique ne permet l’enregistrement du Redevable d’information et de ses UBO que sur base d’un numéro BCE.
- Documents à annexer à l’enregistrement
Auparavant, tout document démontrant que les informations relatives aux bénéficiaires effectifs enregistrées dans le registre UBO étaient adéquates et exactes, devait être conservé par le Redevable d’information. Ces documents devaient pouvoir être mis à disposition en cas de contrôle et aucun enregistrement n’était requis.
A partir du 11 octobre 2020, chaque Redevable d’information est désormais obligé d’enregistrer les documents qui démontrent que les informations contenues dans le registre sont adéquates, exactes et actuelles. Il peut s’agir d’une copie du registre des actions, d’un acte notarié, des statuts de la société ou encore d’une copie d’un pacte d’actionnaires. Ces documents ne seront consultables uniquement que par les autorités compétentes.
Pour les informations des UBO déjà enregistrées, les Redevables d’information auront jusqu’au 30 avril 2021 pour remplir cette obligation administrative, date correspondant à la date limite à laquelle la confirmation annuelle doit avoir lieu.
Vous trouverez les modalités pratiques de téléchargement de ces documents sur le site du SPF Finance.
Sandy FROESCH
Expert-comptable stagiaire ITAA