Le 20 juin 2019, la directive 2019/1151 du Parlement Européen et du Conseil visant à modifier la directive 2017/1132 en ce qui concerne l’utilisation d’outils et de processus numériques en droit des sociétés a été votée.
Dès lors, une des modifications de la directive de 2017 est la suivante : « Les États membres veillent à ce que la constitution des sociétés puisse être effectuée entièrement en ligne sans que le demandeur ait à se présenter en personne devant tout organe, autorité ou personne mandaté en vertu du droit national pour traiter tout aspect concernant la constitution en ligne de sociétés, y compris la rédaction de l’acte constitutif d’une société, sous réserve des dispositions de l’article 13 ter, paragraphe 4, et du paragraphe 8 du présent article. » (Article 13 octies de la directive 2019/1151)
En Belgique, le dépôt des actes authentiques de constitution peut déjà se faire à distance depuis de nombreuses années. En 2020, mise en place de la procuration authentique numérique. Malgré ces avancées vers une digitalisation plus importante, l’objectif visé par cette nouvelle directive n’était, jusqu’à présent, pas atteint.
Dès le 1er août prochain, certaines sociétés pourront enfin être entièrement constituées par voie numérique. Ce sera notamment le cas des sociétés anonyme (SA), des sociétés en commandite par actions (SCA), des sociétés privées à responsabilité limitée (SRL) et des sociétés privées à responsabilité limitée unipersonnelle (SRL unipersonnelle).
C’est via la plateforme en ligne Start My Business, développée afin de se conformer à la directive européenne 2019/1151, que vous pourrez désormais créer votre entreprise en ligne. La procédure sera la suivante :
- Vous vous inscrivez sur la plateforme ;
- Vous préparez l’acte par les données (nom, personnes…) et documents (business plan, attestation bancaire, …) à télécharger ;
- Vous choisissez un notaire instrumental ;
- Vous collaborez avec un notaire sur le projet d’acte ;
- Vous prenez rendez–vous et participez à la visioconférence pour la signature de l’acte ;
- Vous signez l’acte électroniquement.
Nous vous invitons à prendre connaissance des modalités détaillées de cette procédure sur cette plateforme.
L’acte notarié pourra dès lors être reçu sous forme dématérialisée. Votre notaire pourra ainsi accomplir les formalités de dépôt au greffe par voie électronique, ce qui accélèrera le processus. La copie dématérialisée sera conservée dans une Banque des actes notariés gérée par la Fédération Royale du Notariat belge.
A noter que les exigences relatives à la passation d’un acte authentique telles que prévues par le CSA restent d’application et ne changent pas.
Cependant, une nouveauté apparait au niveau du délai de dépôt de l’acte (art. 2 :8, § 1er, 1°). Deux cas de figure sont présentés dans la loi du 12 juillet 2021[1] (art. 2 :22/1) :
- Lorsqu’une personne morale est constituée par le biais de la plateforme électronique, le délai pour le dépôt est réduit et la constitution est achevée endéans les dix jours ouvrables à compter de la réception de l’acte constitutif et du paiement des frais de publication.
- Lorsqu’une personne morale est constituée exclusivement par des personnes physiques qui utilisent un modèle pour la constitution, qui est mis à disposition par la plateforme électronique, le délai est réduit et la constitution est achevée endéans les cinq jours ouvrables à compter de la réception de l’acte constitutif et du paiement des frais de publication.
Vous trouverez les modalités d’application complètes dans la directive 2017/1132 et dans la nouvelle directive 2019/1151.
Eva Tomsin
Collaboratrice
[1] Loi du 12 juillet 2021. – Loi modifiant le Code des sociétés et des associations et la loi du 16 mars 1803 contenant organisation du notariat et portant des dispositions diverses à la suite de la transposition de la directive (UE) 2019/1151 du Parlement européen et du Conseil du 20 juin 2019 modifiant la directive (UE) 2017/1132 en ce qui concerne l’utilisation d’outils et de processus numériques en droit des sociétés